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採用プロセスに潜む課題の見つけ方とは?人事必見、悩み別の改善方法

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採用プロセスとは採用計画から内定・入社まで、採用活動全体の流れを指すフローのこと。一般的な流れは共通していますが、内容や組み立て方によって採用活動の結果に違いが出ます。本記事では採用プロセスの流れを始め、そこに潜む課題の見つけ方と改善方法、新しい採用チャネルを探している人事担当者におすすめのWantedly(ウォンテッドリー)について紹介します。


採用プロセスとは?新卒と中途の違い

手を広げる男性

採用活動全体の流れを指すフローを“採用プロセス”と呼びます。まずは一般的な採用プロセスと、新卒・中途採用の違いから見ていきましょう。

一般的な採用プロセスは5ステップ

採用プロセスは企業の規模や業種にかかわらず、共通していることが多いです。

一般的には「①採用計画の策定」→「②求人募集」→「③セミナーや企業説明会の実施」→「④応募者の面接・選考」→「⑤内定・入社前のフォロー」と、5つのステップを経て進んでいきます。各フローのやり方・進め方によって候補者へのアプローチ方法が変わるため、工夫を凝らすことが大切です。

なお、本記事では上記5ステップをもとに採用プロセスを解説していきます。

新卒と中途ではスケジュールに違いがある

新卒と中途採用はプロセスに大差はないものの、スケジュールに違いがあります。

新卒採用は、前年の3月~4月に採用活動を本格始動します。一括採用が基本であり、採用した人材は学校を卒業後の4月に入社します。

それに対し中途採用は募集時期に決まりはなく、自社に人材が不足したタイミングで募集をかけます。新卒採用と違って通年採用のため、採用プロセスの組み方は自由度が高いのが特徴です。

新卒採用と中途採用の違いは以下の記事で詳しく紹介しています。

【5ステップ】採用プロセスの流れ

ステップの前に立つ人型

ここでは「①採用計画の策定」→「②求人募集」→「③セミナーや企業説明会の実施」→「④応募者の面接・選考」→「⑤内定・入社前のフォロー」のフローに沿って、何をすべきか工程を解説していきます。

1.採用計画を定める

まずは、採用活動の地盤となる採用計画や戦略を練っていきます。最初にすることは、採用の目的を明確にすることです。「何のために人材を募集するのか」「どんな人材が理想なのか」など、目的や求める人材像をはっきりとさせましょう。それによって、より掘り下げたペルソナ設定が可能となります。

また、募集要項を決める際は、現場の社員の意見も聞くと良いでしょう。どんな人材が自社に合っているのか、そして求められているのか理解することで、入社後のミスマッチ防止につながるはずです。

2.求人募集をする

採用活動は、採用ターゲットから応募がくる、またはこちらからのアクションに反応がないと始まりません。そこで大事なのが、採用ターゲットに合わせた採用チャネルを選択すること。主に求人サイトや人材紹介会社、ダイレクトリクルーティングなどがあります。

専門職を募集するなら人材紹介会社やダイレクトリクルーティングを使う、新卒採用なら新卒向け求人サイトに情報を掲載するなど、採用ターゲットに合わせた求人募集をしましょう。

3.セミナーや企業説明会を行う

多くの人材から応募してもらうには、自社の認知度を高める必要があります。求職者からの認知度や興味関心を向上するために効果的なのが、セミナーや企業説明会の実施です。自社のビジョンや魅力、仕事内容などを存分に発信でき、母集団の形成や入社後のミスマッチ防止につながります。

一括採用が主流の新卒採用ではセミナーや企業説明会が開かれることが多いのに対し、通年採用かつ採用人数が少ない中途採用ではあまり開かれません。セミナーや企業説明会の実施にはコストがかかりますが、オンライン説明会にすればコストを抑えつつ効率的に進められます。

4.応募者の面接・選考をする

求人へ応募がきたら、書類選考や筆記試験、面接などのフローに進みます。オンラインで面接をする企業、希望する求職者が増えており、最終面接以外はすべてオンライン上で完結…という流れも珍しくありません。

また、なかには応募者の素顔や自社との適性を探るため、適性検査や実務試験を実施している企業もあります。特に適性検査は自社との適性が数値で示されるため、選考の指標となるでしょう。

5.内定・入社前のフォローをする

選考が終わり、内定者が決まったらなるべく早く内定通知書を送ります。求職者は複数の企業に応募していることが多いので、ここはスピード勝負です。もたもたしていると、内定を出した別の企業に入社してしまうかもしれません。

内定通知書を送るとともに、今後のスケジュールを共有。そして、雇用契約を結ぶ書類である労働条件通知書も速やかに作成し、送りましょう。

その他、入社前のフォローも大切です。入社までこまめに連絡をする、職場見学や入社前面談を実施するなど、コミュニケーションを欠かさないことで入社意欲を高められます。

採用プロセスにおける課題の見つけ方

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基本の採用プロセス通り採用活動を進めているにもかかわらず、思うような結果が出ていない場合は、どこかに課題が潜んでいる可能性が高いと考えられます。課題はやみくもに探すのではなく、採用コストと採用チャネルの費用対効果、そして選考フェーズごとの歩留まり(ぶどまり)を確認することでヒントが得られるはず。ここではそれぞれの方法を解説します。

1.採用コストを見直す

なかなか思うように採用活動が進んでいない場合は、採用コストを必要なプロセスに分配できていない可能性があります。採用コストとは、人材を採用するまでにかかる費用のこと。求人サイトへの掲載や人材紹介会社の利用にかかる費用はもちろん、採用にかかわる社員の打ち合わせにかかる人件費なども含まれます。

採用コストを見直す際は「採用にかかった費用」を「採用した人数」で割り、1人あたりにかかった「採用単価」を割り出しましょう。1人採用するのに余計な費用はかかっていないか、どのプロセスに余計な費用がかかっているのか探っていくことで、採用コストを必要とする部分に使えるようになるでしょう。

2.採用チャネルの費用対効果を確認する

複数の採用チャネルを利用していると、費用対効果が見合わずに余計なコストが発生してしまいます。採用コストを見直した際に高いと感じた場合は、チャネルごとの費用対効果を計算してみましょう。

採用チャネルごとの費用対効果を比較することで、どこを改善すべきか課題が見えてくるはずです。

3.選考フェーズごとの歩留まりを把握する

歩留まりとは「応募→書類選考→一次面接」のように、次のステップに進む人の割合を示したものです。採用プロセスのどこに問題があるのか知りたい時に、選考フェーズごとの歩留まりが活躍します。

例を挙げると「募集」「応募」「面接」「内定」のステップごとに歩留まり率を算出し、それぞれの数値を比較すれば、どのプロセスに課題があるのか可視化できます。

採用プロセスの課題を改善する3つの方法

指をさす女性

採用プロセスにおいてよくある課題が、「求める人材からの応募がない」「採用コストが高い」「リソース・ノウハウ不足」の3つです。ここでは、それぞれの課題を解決に導く方法を紹介します。

1.求める人材からの応募がない│ペルソナを再設定する

応募は一定数くるものの、その中に自社が求める人材がいない場合は、ペルソナ設定の見直し・再設定が有効です。人物像は曖昧なものではなく、年齢・性別・住まい・経験・スキル・思考・価値観など、できる限り細かく設定していきます。

そうすることで、自社にマッチしそうな応募者の絞り込みに成功する、採用担当者の判断を統一できる、ターゲットに効果的なアプローチ方法が見えてくるなど、さまざまな面でメリットが得られるでしょう。

2.採用コストが高い│利用している採用チャネルを見直す

利用している採用チャネルごとに費用対効果を算出した結果、低いものがあれば見直しが必要です。費用対効果が低いものは利用の中止を検討する、または予算を削減し、その分を効果が高いものに回せば採用活動がより効率的に進みます。

3.リソース・ノウハウ不足│採用代行サービスを利用する

自社の抱える課題は分かっているもののリソース不足で改善できない、もしくはノウハウが不足していて良い結果が出ていない場合は、採用代行サービスを利用するのも一案です。

採用代行サービスを展開している会社はその道のプロですので、採用計画の策定から面接・選考までロスなく進めてくれます。採用プロセスのすべてを任せるプランや一部分だけを任せるプランなど、企業が求めるもの・悩みに対応してくれる代行会社が多いため、一度相談してみてはいかがでしょうか。

採用代行については以下の記事で詳しく紹介しています。

採用プロセスに悩む企業には「Wantedly」がおすすめ

Wantedlyのホーム画面

求める人材からの応募がない、利用している採用チャネルの費用対効果が低いなど、採用活動やプロセスに悩む企業におすすめなのが、採用オウンドメディアであるWantedly(ウォンテッドリー)です。ここでは、Wantedlyの魅力とおすすめのサービスを紹介します。

Wantedlyは共感でマッチングする採用オウンドメディア

Wantedlyの登録者数
出典:Wantedly Visit サービス概要資料

Wantedlyの特徴は、企業とユーザーのマッチング方法にあります。なんと、Wantedlyでは給与や福利厚生の記載がNG。その代わり自社の魅力や価値観などを発信し、ユーザーと“共感”でマッチングをします。ユーザーは応募をしてきた段階で自社に一定の理解を示しているため、入社後のミスマッチを防ぎやすくなるのもWantedlyのメリットです。

そんな新しい採用オウンドメディアとして2012年にスタートしたWantedlyは、今や登録ユーザーは300万人以上、企業は40,000社を突破。ユーザーは20代・30代が多く、職種はIT人材が中心です。求人サイトでは応募がこなかった専門職の人材を探している企業も、きっとWantedlyならマッチングできるはず。

気になるWantedlyの評判は以下の記事で紹介しています。

費用は月額4.5万円から

Wantedlyの基本プランの料金表
出典:Wantedly Visit サービス概要資料

採用チャネルの費用対効果に悩む企業にも、Wantedlyをおすすめできます。なぜならば、Wantedlyの月額料金は4.5万円からという低コストだからです。

Wantedlyにはライト・スタンダード・プレミアムと3つのプランがあり、ライトプランなら6ヵ月で27万円。成功報酬がゼロな上、利用期間中は無制限に募集を掲載できます。

運用代行サービスを利用する方法もある

握手をする男性

Wantedlyでは自社の魅力を発信するストーリー記事や、気になる候補者にアプローチできるダイレクトスカウト機能など、採用活動を優位に進められるサービスが豊富です。

しかし唯一ネックなのが、基本的にはすべての作業を自社で行う必要があるところ。人手が多く、これまでも採用活動をスムーズに進めてきた企業なら問題ないですが、リソース・ノウハウ不足の企業だと運用が少し難しく感じるかもしれません。

そのような場合は、Wantedlyの運用代行サービスを利用する方法があります。今開いているこのメディアを運営している株式会社リファイドは、自社採用のすべてをWantedlyで完結してきました。その経験を活かし、Wantedlyの運用代行サービスを提供しています。

<リファイドが行う主な支援>

  • メインページ作成
  • 募集記事作成
  • ストーリー記事作成
  • スカウトテンプレート作成
  • 応募者への一次対応
  • 応募者管理 など

自社でうまく運用できていない部分、スキルが足りていない部分をリファイドが担当します。気になる方、Wantedlyの運用でお悩みの方は、ぜひお気軽にご連絡ください。

採用プロセスと採用チャネルの見直しで理想の人材を獲得しよう

談笑をする会社員

採用活動がうまく進んでいない時は、何らかの原因があるはずです。何を改善すべきか打開策を見つけるために、まずは採用プロセスに潜む課題を見つけましょう。その上で採用プロセスや採用チャネルを見直すことで、自社の理想とする人材の獲得に近づくはず。

新しい採用チャネルを探している、または現在の費用対効果に疑問を抱いている方は、Wantedlyの活用を検討してみてはいかがでしょうか。気になること、お困りごとがありましたらリファイドまでお気軽にお問い合わせください。

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