ウェビナーの開催に必要な8ステップを解説

Sambushi編集部です！

新しい生活様式としてオンラインでのビジネスモデルに切り替わりつつある現代。そのような状況のなかで注目を集めているのがWeb上でセミナーを行う、通称「ウェビナー」です。

ウェビナーはオンラインで開催できることから、場所にとらわれず全国のユーザーへリーチ可能という大きな魅力があります。しかし、ウェビナー経験のない担当者がいきなり自社でウェビナーを実施しようとしても難しいでしょう。

なぜならウェビナーは、オフラインで行われていた従来のセミナーとまったく違います。すべてをオンラインで完結する必要があるため、オンライン特有の課題を解決しなくてはいけないのです。

そこで本記事では、ウェビナー経験のない企業担当者へ向けて、ウェビナーの開催方法を8つのステップで解説します。「会社でウェビナーの主催を任された」「ウェビナーを開催したい」と考えている方は最後まで記事をご覧ください。

ステップ1. 目的を明確にし、内容を決める

企業が業務の一環としてウェビナーを開催しようと思った背景には、何かしらの目的があります。それは見込み客の獲得や社内研修など、企業の抱えている課題によってさまざまです。

まずはウェビナー開催へ向けて動き出す前に、ウェビナーの目的をしっかりと明確にしましょう。人は行動を起こす前に少なからず計画を立てるものです。それはウェビナーにおいても例外ではありません。

ウェビナーの目的は具体的な数値を設定し、定量的に測定できるものが望ましいです。この目的が定まっていないと、次のステップへ進むにつれてウェビナーの方向性がどんどんブレてしまいます。

企業がウェビナーを開催する目的が明確になったら、おのずとウェビナーの内容も絞られていきます。どのようなユーザーに、どのような伝え方をするべきか。少しずつ紐解いていきましょう。

ステップ2. 使用するツールを選ぶ

ウェビナーをオンライン配信するためには、使用するツールを選定する必要があります。

社内外のユーザーへ向けて見込み客獲得のために配信するのが目的であれば、ある程度の同時接続に耐えられ、チャットやアンケートを用いてコミュニケーションを取れるツールを選びたいところ。一方で社内研修が目的であれば、録画配信が可能で何度も見直せるツールを選ぶのが望ましいといえます。

ツールの性能や料金プランは異なるため、自社が開催したいウェビナーの規模や予算感を考えながら検討してみましょう。

ウェビナーの配信に使用される有名なツールとしては「Zoomビデオウェビナー」や「YouTubeLive」などが挙げられます。

ステップ3. 配信環境を整える

ウェビナーの目的やツールの選定が終わったら、次は配信環境を整えます。

オンライン最大の敵といっても過言ではないのがインターネット通信。ウェビナーには主に「リアルタイム配信」と「録画配信」の2種類に分けられますが、リアルタイム配信の場合はとくに配信環境およびインターネット通信が大切です。

ウェビナー中に映像が途切れたり遅延したり、さらには音声が聞こえなかったりすると、参加者はストレスを感じて離脱してしまう可能性があります。

配信ツールや機材をインターネットへつなぐ際は、無線LANよりも通信が安定している有線LANを使用するようにしましょう。

また、配信に必要なWebカメラやマイクといった機材は、できるだけ高スペックのものを選ぶのがおすすめです。スマートフォンやパソコン越しに感じる画質や音質は配信側が思っている以上に重要なものと覚えておきたいところです。

もし可能であれば、実際にウェビナーのテスト配信を行い、どのような状態で視聴することになるのかユーザー目線で確認すると良いでしょう。

ステップ4. ウェビナーの告知と集客をする

ウェビナーの開催日程が決まったら、告知や集客をします。社内研修であれば配信日をメールで送信するだけですが、社外ユーザーを招いてのウェビナーだとそうはいきません。

開催するウェビナーに興味・関心の高そうな顧客ユーザーへ声をかけたり、ターゲティング広告を配信したりとさまざまな方法で集客をしましょう。SNSを使った呼びかけやセミナー集客系のポータルサイトを利用するのも1つの手です。

人気の高い企業や講師であれば集客が不要な場合もあります。しかし、そうでないなら集客のフローをしっかりと行いましょう。参加者がいてこそのウェビナーです。

ステップ5. 事前準備とリハーサルをする

リアルタイム配信の場合は事前準備とリハーサルがとても重要です。ウェビナー中に使用するスライドや台本はあらかじめ用意しておき、動作に問題がないことを確認します。

ウェビナーの講師と視聴しているユーザーがやり取りをする場合は、何が起こってもすぐに対応できる組織体制が大切です。登壇する講師以外にも、裏方で機材の操作や問い合わせ対応を行うスタッフがいるとスムーズにウェビナーを進行できます。

これらの3点をリハーサルしながら確認しておきましょう。

ステップ6. 参加者にリマインドメールを送付する

ウェビナーは場所にとらわれずオンライン上で気軽に参加できることから、フランクなノリで応募してくるユーザーが多いです。そのため、当日になってキャンセルが相次ぐなんてことも珍しくありません。

ウェビナー開催前の離脱を避けるためには、参加を予定しているユーザーにリマインドメールを送付しましょう。ウェビナーの目的を改めて説明し、配信内で行うQ&Aの質問を募るなど、ユーザーへ参加を促すような取り組みが大切です。

また、メールが埋もれてしまわないよう、リマインドメールは何度か送るのが効果的。

申し込み完了時のメール以外にも、開催前日の夜や当日の3時間前など、複数回に分けてリマインドをすると参加者の事前離脱を抑える効果が期待できます。

ただし、オンラインで行うウェビナーは従来のセミナーと比べて気軽に参加できることから離脱もしやすいです。不参加者が出ても必要以上に落胆せず「そういうものだ」と認識しておきましょう。

ステップ7. ウェビナーを実施する

開催日を迎えたら、いよいよウェビナーを実施します。

リアルタイムで配信をする場合は、講師とスタッフのチーム体制で臨むと良いでしょう。参加者からの質問や問い合わせによってウェビナーが一時中断される事態を防ぐことができます。

事前の準備で台本の用意やリハーサルといった練習をしていますが、ユーザーとのやり取りを楽しむのがリアルタイム配信の醍醐味（だいごみ）です。一方的に発信するだけの単調でつまらないウェビナーにならないよう、工夫を凝らした配信が求められます。

また、録画を配信するタイプのウェビナーであれば、事前に録画した動画を配信するだけなので難しいことはありません。

このステップまでに準備してきたすべてを活用して、ウェビナーを成功させましょう。

ステップ8. ウェビナー開催後の振り返りと参加者へのフォローを行う

ウェビナーが無事に終わったら、必ず振り返りを行ってください。具体的にはユーザーへのお礼メールやアンケートなどです。配信したコンテンツを分析・改善することによって、次回のウェビナーへ向けたアップデートができます。

ウェビナー内で対応できなかった質問を募り、後日別の方法で回答するといったフォローも大切です。

まとめ

ウェビナーを開催するステップは、以下の8つです。

オフライン環境で行われていた従来のセミナーと比べると、オンラインで完結するウェビナーはまったくの別物に感じるでしょう。だからこそ、目的や手段をきちんと準備したうえで開催することが大切です。

オンラインでウェビナーを開催するには、ウェビナーツールの選定やWebカメラやマイクなどの機材調達に加えて、リマインドメールの送付などやるべきことが山ほどあります。しかし、ユーザーに有益な体験をしてもらうことを最優先に考えていれば、おのずとウェビナーを成功させることができるでしょう。

本記事で解説したウェビナーを開催するまでのステップを参考に、自社が抱えている課題や目的を達成するためのウェビナーを開催してみてください。

（画像はpixabayより）