Sambushi編集部です！
仕事において大切なのは、担当者同士のコミュニケーションです。電話やメール、FAXなど多種多様なツールを並行して使っていると、スピーディーかつ正確性のあるやり取りは意外と難しいもの。
「社外の担当者との連絡となると、スピード感のあるコミュニケーションが難しい」と感じる人も多いでしょう。
そんなときに便利なのがビジネスコミュニケーションツールです。ツールを使用することによって効率化を促進し、円滑なコミュニケーションを図れます。
この記事では効率的に業務を進める方法と、ビジネスコミュニケーションツールのおすすめを9選ご紹介します。
外注先担当と効率的に業務を進めるコツ
まずは外注先担当と効率的に業務を進めるコツについて考えてみましょう。主なコツとしては、“連絡方法の統一” “取り決めによる見積書の発行を省く”の2つが挙げられます。
連絡方法を統一する
Web制作の担当者は、クライアントとのやり取りが欠かせません。一般的には電話・メール・FAXなどの連絡方法があり、いずれも一長一短の特性があります。
しかし、電話で話したことをメモ、メールに添付されているファイルを確認、FAXで送られてきた資料に目を通し、外注先担当に電話で連絡して……と複数のツールを使用していると効率が悪くなってしまいます。そんな雑多なやり取りを統一できるのが、ビジネスコミュニケーションツールです。
事前に取り決めをすることで見積書の発行を省く
Web制作の現場では、プロジェクトの途中での大幅な軌道修正は珍しくありません。しかし、取り引き内容が変わるたびに見積書を発行していては手間がかかるもの。そこで導入したいのが、ポイント制による取り決めです。
外注先担当者に、外注先が提供するサービスをポイント化してもらい、見積もりを出さずにポイントを加算する取り決めです。
ポイント（料金）の擦り合わせを事前に行えば見積書がなくてもコストを把握できるため、見積書の発行・確認という作業を省略し、効率的に業務を進められます。
ビジネスコミュニケーションツールを使うメリット
効率的に業務を進めるコツの1つ「連絡方法の統一」で挙げたビジネスコミュニケーションツール。そのメリットについてみていきましょう。
迅速なコミュニケーションが可能
ビジネスには、迅速な対応なコミュニケーションが求められます。ビジネスコミュニケーションツールは、モバイルとPCでの共有やグループ連絡など、迅速なコミュニケーションを実現することが可能です。
ファイルやタスクの管理が可能
タスクは電話で伝え、ファイルはメールに添付して送受信するなんて企業も多いでしょう。しかし、ビジネスコミュニケーションツールを使えば、ファイルの送受信・タスク管理を一括して行うことができます。
チャット上で会議も可能
外出の多い営業や在宅スタッフなど、全員を集めての会議は難しいですよね。ビジネスコミュニケーションツールがあれば、外出先でも自宅でもリモートという形で、チャット上で会議ができます。
モバイル対応している
ビジネスコミュニケーションツールはモバイル対応しているため、いつでもどこでも使える利便性があります。外出先での緊急な連絡も取れるのは、大きなメリットです。
セキュリティが高い
利便性がある一方で、セキュリティ面に関して心配な方も多いでしょう。しかし、ビジネスコミュニケーションツールはビジネス利用を前提に開発されているため、セキュリティ水準は高いといえます。
ビジネスコミュニケーションツールの基本機能
続いてはビジネスコミュニケーションツールの基本機能についてご紹介します。どんな機能があるかを知った上で、導入を検討しましょう。
チャット機能
ビジネスコミュニケーションツールは、基本的にテキストでのやり取りです。メールのように宛先や件名、署名を入れる必要はなく、チャット形式でコミュニケーションが取れます。
グループチャット機能
部署やプロジェクトごとにグループを作成し、メンバー間でやり取りが可能です。メールのようにCcをつけ忘れるといった事態もなく、確実に情報を共有できます。
音声通話・ビデオ通話機能
デバイスのカメラとマイクを使用した音声通話、ビデオ通話ができます。テキストでは伝わりづらい連絡も気軽に行えるため、会議での使用も可能です。
ファイル共有機能
Officeソフトや画像などのファイルをアップロードできます。別途メールで送る必要がないため、会議をしながら資料をアップロードして共有といった使い方が可能です。
ツールを選ぶポイント
ビジネスコミュニケーションツールには複数の種類があるため、どれを選べばいいか悩んでしまう方もいるでしょう。ここでは、ビジネスコミュニケーションツールの選び方のポイントをご紹介します。
必要な機能があるか
ビジネスコミュニケーションツール選びの基本は、使いたい機能がそろっているかという点。グループ作成やファイル共有のほかにも、外部サービス連携やメンションなど、ツールによっては使えないものもあるため、事前に知っておくことが大切です。
費用対効果を見極める
ビジネスコミュニケーションツールは無料で使えるものが多いですが、プランによって月額費用がかかるものもあります。無料版だと一部の機能が制限されるということもありますので、費用対効果を見極めながら選ぶと良いでしょう。
使いやすさを確認する
連絡を効率化するにあたって、ツールの使いやすさは大切です。実際に試してみるのが良い方法ですが、リソースを避けない場合は利用者が多いものを選びましょう。利用者が多いということは、使いやすく定着している可能性が高いからです。
セキュリティ体制を確認する
ビジネスに関する情報をやり取りするため、セキュリティ面での妥協はできません。国際的なセキュリティ基準である「ISO27001」認証を取得しているかどうかを目安にしましょう。ツールを提供している会社の公式サイトで確認できます。
おすすめのビジネスコミュニケーションツール9選
最後におすすめのビジネスコミュニケーションツール9選をご紹介します。自社や外注先担当者とのコミュニケーションに活かしてみてください。
Chatwork（チャットワーク）
日本の企業が開発した国産のビジネスコミュニケーションツールChatwork。宛先指定の「TO」機能やChatworkを利用しているユーザーの検索で社内外の人と気軽につながれる点が特徴的です。
Slack（スラック）
シンプルなUIが特徴的なSlackは、初心者でも扱いやすいビジネスコミュニケーションツール。過去ログの検索や独自の暗号化キー、2,200を超える外部ツールと連携できる点が強みです。
LINE WORKS（ラインワークス）
LINEの使いやすさをそのままビジネス方面へシフトしたLINE WORKS。メンバーのスケジュールを確認できるカレンダーや、意見調査に役立つアンケートなど、充実した機能が優れています。
Direct（ダイレクト）
建設現場と企業をつなぐことに特化したDirect。工事現場の進捗を記録する写真を簡単に管理・保存できる機能や、外部の相手とやり取りできるGuest Modeが搭載されています。
InCircle（インサークル）
シンプルで使いやすいUIが特徴的なInCircleは、チャットボットや離職解析などビジネス向きの機能が豊富です。ライトプランなら月額180円と、手軽に始められる点が大きなメリットといえます。
Microsft Teams（マイクロソフトチームズ）
Microsoft社が提供するビジネスコミュニケーションツールです。最大1,000人まで参加できるオンライン会議や固定電話番号が使えるプランが特徴的。Office365の有料プランの1つですが、無料版もあります。
Talknote（トークノート）
AIを搭載したTalknote。メッセージのやり取りはもちろん、タイムライン投稿やタスク管理が可能で、アクセス時間や業務意欲を数値化することによって社内のエンゲージメントをアップさせることができます。
Workplace by Facebook（ワークプレース）
世界中のユーザーが利用しているFacebookが提供するビジネスコミュニケーションツール。Facebookのビジネス版ともいえる情報共有やタスク管理、ライブ動画配信などの機能があります。
WowTalk（ワウトーク）
利用企業が7,000社を超えた国産ツールのWow Talk。直感的な操作性が人気で、掲示板や14ヶ国語への翻訳、日報などビジネスに特化した機能が搭載されています。
まとめ
ビジネスコミュニケーションツールは、業務を効率よく進める手段の1つです。
操作性は大切ですが、外注先担当にも同じツールを利用してもらう必要があるため、知名度やセキュリティ面での安心感が大きなカギとなるでしょう。
現在の業務のなかで「ビジネスコミュニケーションツールを導入するとどんな作業が効率をあげられるか」について検討してみてはいかがでしょうか。