Sambushi編集部です！
時代の流れに合わせてフリーランスという働き方が注目を集めています。
一方、フリーランスと契約する企業の担当者で、フリーランスとのやり取りや管理方法に課題を感じるひとが増えています。そのような状況で活用したいのがフリーランスマネジメントシステムです。
この記事では、フリーランスマネジメントシステムがどのようなものなのか、そして導入するメリットや選び方のポイントなどを解説します。
フリーランスマネジメントシステムの導入を検討している担当者が知っておきたい情報を網羅していますので、ぜひご覧ください。
1. フリーランスマネジメントシステムとは？
フリーランスマネジメントシステムとは、業務委託・フリーランスとの事務手続きやプロジェクト管理を一元化できるシステムです。文字通り「フリーランス」を「マネジメント」する「システム」という意味を持っています。
会社に所属せず自由な働き方をするフリーランスが増えた現代。自社企業の社員だけでなくフリーランスの管理までする必要がある担当者にとって、フリーランスマネジメントシステムは欠かすことができない企業向けのプラットフォームです。
今後は働き方の多様性にともない、フリーランスマネジメントシステムの市場規模がますます拡大していくことが考えられます。
2. 導入するメリット
フリーランスマネジメントシステムを導入することによって、企業が得られるメリットをご紹介します。
2-1. 事務手続きを一元管理できる
フリーランスはプロジェクトごとに契約を行う場合が多く、発注からプロジェクトの進行管理、請求書の発行・承認といった事務手続きが発生します。
フリーランスマネジメントシステムを使えば、それらの事務手続きをシステム上で一元管理することが可能です。
企業の担当者やフリーランスが複数人いる場合、管理方法が確立していないという場合に、どこかで抜け漏れといったミスが発生してしまいます。フリーランスマネジメントシステムを使うことによって管理を一元化すれば、そのようなミスを未然に防げるのです。
2-2. プロジェクトの進行状況を可視化できる
フリーランスマネジメントシステムで管理を一元化すれば、フリーランスのプロジェクト状況を可視化することができます。チーム内で担当者・発注内容・進行状況などを共有すると、予期せぬトラブルを防ぐことにもなります。
たとえば、一つの案件に対して複数のフリーランスをアサインしてしまう「ダブルブッキング」や、仕事が速いフリーランスに依頼の量が偏り負担になってしまう問題です。
また、企業内においてもどの担当者が何のプロジェクトを管理しているのかを可視化でき、担当外のプロジェクトへのアサインやサポートがしやすいという利点もあります。
2-3. 外注スタッフのタレントマネジメントができる
本来タレントマネジメントは自社に所属する社員を対象として行われていましたが、フリーランスマネジメントシステムではフリーランスを対象としたタレントマネジメントを行います。
外注スタッフとして働くフリーランスが持つスキルや実績を管理・共有することによって、チーム内でどのような人材を抱えているか把握できます。新規で案件が来た際に、どのフリーランスがアサインに適しているかといった判断を素早く行うことも可能です。
チーム内のメンバーが異動や退職などで入れ替わっても共有している情報は残るため、業務の効率化にもつながります。
2-4. リスク管理体制が構築できる
自社のプロジェクトでフリーランスを登用する際には、下請法を遵守する義務があります。
書面の交付や支払いに関する事項などさまざまな事務手続きが必要となるため、フリーランスマネジメントシステムを用いたリスク管理体制を構築することが望ましいです。
リスク管理体制の構築によって契約上のトラブルを最小限に留めることができるため、フリーランスマネジメントシステムで一元管理していればプロジェクトを円滑に進められます。
3. 選び方のポイント
フリーランスマネジメントシステムがどのようなものかについて解説してきました。
このフリーランスマネジメントシステムには複数のサービスがあるため、自社に適しているシステムを選ぶことが大切です。
ここからはフリーランスマネジメントシステムの選び方のポイントを見ていきましょう。
3-1. 必要な機能があるか
フリーランスマネジメントシステムの選び方でなによりも重要視したいのが機能性です。フリーランスの事務手続きを一元管理するため、インボイスや下請法をはじめとするコンプライアンス対応がしっかりしているかが一つの判断基準になります。
また、社内にある既存のアプリケーションやシステムとつなげることができるかという「API連携」も見ておきたいポイントです。
さまざまなツールと連携することによって、フリーランスマネジメントシステムは業務をより効率的に進められるシステムとなります。
3-2. 操作性やサポートを確認する
フリーランスマネジメントシステムには独自の設計があります。フリーランスを上手に活用するためのシステムだったり、プロジェクトチームの一員として円滑に依頼を進めるためのシステムだったりと方向性はさまざまです。
自社はフリーランスをどのように扱うのか、その扱い方に適したフリーランスマネジメントシステムはどれか、と考えることが選び方のポイントになります。
また、はじめてフリーランスマネジメントシステムを導入する場合は、わからないことに直面したりトラブルが発生したりなどの事態が多々あります。そのような場面でもスピーディーにサポートしてもらえる体制があるか確認しておくことが大切です。
フリーランスマネジメントシステムによっては無料のトライアル期間を設けているものもありますので、事前に操作性やサポート面をチェックしておきましょう。
3-3. 料金
料金は基本的に見積もりを行い決定するものです。フリーランスマネジメントシステムを利用する企業の規模感や利用者数などの条件によって、料金が変動してきます。
機能面・操作性・サポート体制など内容を鑑みた上で費用対効果を見極め、自社に適したフリーランスマネジメントシステムを導入しましょう。
4.国産フリーランスマネジメントシステム2社を比較
ここまでフリーランスマネジメントシステムについて解説してきました。
システムを導入するメリットや選び方のポイントがわかったところで、さいごに国産フリーランスマネジメントシステム2社を比較してみましょう。
4-1. pasture（パスチャー）
求人情報メディア・人材紹介サービスなどの運営をしているエン・ジャパンが提供するフリーランスマネジメントシステム「pasture」。
発注からプロジェクト管理、請求書の承認などさまざまな工程をワンストップで管理できます。外部連携も豊富で、チャットツールのSlackやChatwork、会計ソフトなどとのAPI連携が可能です。
料金プランは見積制で、無料相談をしながら最適なプランを用意してくれます。導入後も定着し活用できるまでのサポートがあるほか、常時チャットやヘルプページを設けているためフリーランスマネジメントシステムの導入経験がなくても安心です。
また、導入後のイメージができない場合には、pastureのデモ画面を見ることができます。
4-2. エクスチーム
転職サービスやイベント情報の検索サービスを展開しているパーソルイノベーションのフリーランスマネジメントシステム「エクスチーム」。
フリーランスや副業などの管理に特化したエクスチームは、発注から納品管理、請求までオンライン上で一元管理が可能です。外注しているフリーランスの評価も可視化することができ、会社の資産として管理・共有ができます。
外部ツールであるChatworkとの連携も可能で、発注や納品などに関する通知を受け取ることができます。
料金プランは契約内容によって異なります。初期導入費用の基本サポートは無料で、運用にかかる月額費用が最低2万円～です。専属のコンサルタントが常時フォローしてくれるためフリーランスマネジメントシステムの導入経験がなくても問題ありません。
問い合わせをすればデモ画面の視聴や資料請求ができるため、まずは実際の画面を見ながら検討したいところです。
5. まとめ
今回はフリーランスマネジメントシステムについてご紹介しました。
オウンドメディアでは記事作成をフリーランスに外注することが多いですが、適切に管理・共有ができていないと作業コストや法令におけるリスク面の問題に直面することになります。
フリーランスマネジメントシステムを導入し、企業とフリーランスをつなぐ管理体制を構築することによって円滑にプロジェクトを進めてみてはいかがでしょうか。
（画像はpixabayより）