Sambushi編集部です！
オウンドメディアをはじめとするウェブ制作では、記事の更新頻度を高めるのは非常に重要です。しかし、記事の作成を社内の人材だけでは補えない事もありますよね。
そのような時に、作成の一部を外注化すれば、社内リソースのコア業務への集中、人件費の変動費化や削減などのメリットがあります。
しかし、外注のメリットをうまく活かす為には、外注先の管理が非常に重要になってきます。この記事では、外注をスムーズに行うために必要なポイントをご紹介します。
外注のメリット
外注を活用することは様々なメリットがあります。
1.社員の負担を軽減
ルーティンワークや単純作業などを外注化させれば、社員に対して、付加価値の高いコア業務だけに専念させることができます。
2.計画通りに業務を進行できる
人的リソースが足りない場合、計画通りに業務フローが進行していかず、機会損失が生じる場合があります。社内でリソースを確保するのは時間も経費もかかりますが、外注を活用すれば、計画を乱さず、人材を確保できます。
3.人件費削減が期待できる
スタッフを社員として雇うと、固定費として人件費がかかります。しかし、外注で補う場合は、業務量によってしか費用が発生しない変動費になるため、無駄がありません。
また、そもそも新卒採用や、転職エージェントを利用しての中途採用は、1人の採用に数十万円から数百万円程度の費用がかかります。
即戦力になってほしいが、採用に時間や経費をかけることが難しい場合は、外注で補うのがベストな方法です。
4.会社の経営基盤を強化
法改正による事務手続きの変更や、最新のIT技術の導入は、業務効率化に必要ですが、相応の知識が必要になります。それを社内の人材で対応していくとなると、教育コストがかかります。
外注化することで、低コストで会社の基盤を強化することができるでしょう。
外注管理の流れ
外注のメリットを最大限に活かすには、依頼する業務の整理と、業務フローの明確化が必須です。
1.外注業務の洗い出し
業務の性質や難易度、スケジュールなどを洗い出し、外注するものと社内対応するものを整理します。
外注した際のメリットが最大化する費用対効果が高い業務を、以下のポイントを参考にして選びましょう。
- 作業内容がマニュアル化しやすい
- 企業秘密となる情報を必要としない作業
- 担当分けをしやすい
- 専門性が高い業務
初めて外注を行う場合は、指示や管理がしやすく、社員の負担軽減が分かりやすい業務を選ぶと、効果を測定しやすくなります。
2.依頼内容を整理する
依頼する業務を選んだら、具体的な業務内容、予算、求める品質などを整理しましょう。
最低限達成すべきクオリティ、かけられる日数などを決めておくと、発注するかどうかの判断をしやすくなります。
3.外注先を決める
外注先の候補が決まったら、相見積もりをとってサービス内容や費用を比較しましょう。複数の候補を比較することで、割高なサービスを受けてしまうなどの失敗を避けることができます。
また、発注前にテストやトライアルが使えるサービスであれば、利用すべきでしょう。実際に体験してみることが、サービスの可否を判断する上で最も役に立ちます。
4.業務を発注する
発注には、発注書や秘密保持契約書などを取り交わしましょう。
後々のトラブルを防ぐための書面はもちろん、業務マニュアルや納期、品質基準など、発注作業を平準化するための書面を作成しておくと仕組み化しやすくなります。
5.進行を管理する
外注先は、社員のように目が届きにくい分、情報の共有が難しくなります。定期的にコミュニケーションを取って進行を管理しましょう。
メールや電話だけでなく、プロジェクト管理ツールなどを使うと、管理の負担が減ります。
外注管理の5つのポイント
次に、外注を管理する上でのポイントを5つに分けてご紹介していきます。
1.外注のルールを明確化する
外注に回すべき業務、そうでない業務の認識を社内で統一するために、外注への発注規程などを決めておきましょう。
類似の案件が出てきたときに、外注すべきかどうかの判断になります。社内に外注ルールのノウハウをためていきましょう。
2.依頼内容を明確化する
発注内容は、誰が見ても明確にわかるようにしましょう。発注内容が分かりにくいと、後々、質疑応答などに時間を取られるなど、コミュニケーションコストの増加につながります。
作業指示書や見本などを事前に作成しておき、余計な作業を増やさない仕組みを作りましょう。
3.自社のニーズに合った外注先を選ぶ
求める品質やコストに合わせて、最適なサービスを選ぶのが重要です。
そのための調査には時間がかかりますが、長期的な取り引きななればなるほど、最初の外注先選びは重要です。
能力や技術はもちろん、コミュニケーションはスムーズに取れるか、信頼できるか、アフターフォローをしてくれるかなどのポイントも重要です。
4.セキュリティに注意する
社内データを共有する際は、セキュリティーに注意しましょう。
5.連絡方法を決める
一緒に仕事をする上では、意思疎通やコミュニケーションが必須です。外注先とは遠隔でのやりとりも増えるため、連絡方法などの確認をしておきましょう。
連絡のつきやすい曜日や時間帯、緊急時でもつながりやすいツールや連絡先などの確認は重要です。契約期間が長期になれば、定期ミーティングなどを設けても良いでしょう。
外注に便利なフリーランスマネジメントシステム
フリーランスという働き方は、アメリカで先に浸透し、徐々に日本でも増えてきています。
そのような状況で生まれたニーズが「フリーランスマネジメント」という考え方です。そして、それを解決してくれるのがフリーランスマネジメントシステムです。
最後に、今、日本で使えるフリーランスマネジメントシステムにはどのようなものがあるのかをご紹介していきます。
pasture（パスチャー）
エン・ジャパン株式会社が提供するのが、フリーランスマネジメントに必要なツールがそろっているpasture（パスチャー）です。
フリーランスへの依頼フローなどが可視化され、担当者以外にも、状況が把握しやすくなります。ツール上で上長からの承認を得る機能などもあり、業務フローがスムーズになるでしょう。
また、外部ツールとの連携に優れており、コミュニケーションツールの「Slack」や「Chatwork」、電子契約サービスの「クラウドサイン」、クラウド会計ソフトの「freee」などと連携できます。
フリーランスによく使われているツールと連携できるので、様々な場面で業務をスムーズに進められるようになります。
そして、各フリーランスを評価する「タレントマネジメント」の機能もあります。全体的に直感的に使いやすいデザインで、外部の人にも使ってもらいやすくなっています。
エクスチーム
パーソルイノベーション株式会社が提供する「エクスチーム」は業務委託契約に特化した管理ツールです。
発注から案件の進行、請求までを全てこのサービス内で完結できるので、脱属人化しやすくなります。
導入事例によると、外部人材活用にまつわる管理工数（案件作成、人材選定、発注、請求書対応）が、約6割削減できたといいます。
pasture（パスチャー）とエクスチームはどちらを選ぶべき？
2つのサービスをご紹介しましたが、この2つのサービスにはどのような違いがあるのでしょうか？
パスチャーは、エクスチームよりも早くサービスが開始されていることもあり、API連携や、迅速なチャットサポートなどが充実しています。
搭載されている機能の40％は利用者からの要望を元に改善されてきたという改善実績もあります。
その点、エクスチームは今後のアップデートで、差別化を図るための機能が追加されていくのではと考えられます。
サービスとしては似ているように見えますが、エクスチームは「外部人材の管理」を重要視しているのに対し、パスチャーは「内と外」を明確に区切らず、外部であっても同じチームであるかのように依頼できることを重視しています。
それぞれの目指す理念が若干異なっているため、それぞれの今後の方向性は変わっていくのかもしれません。自社の状況に合わせて、より適切なサービスを選びましょう。
また、料金はそれぞれ「お見積もり」となっています。
まとめ
フリーランスのマネジメント、そのサービスなどについてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。
外注管理を効率よく行えば、社内の人材の最適活用にもなりますし、経費削減にもなります。うまく外注を使い、業務をさらに加速させていきましょう。