女性の面接官と候補者

採用代行を利用するメリット・デメリット!運用する際におすすめのツールも

女性の面接官と候補者

採用代行は、人手やノウハウ不足で悩む企業の採用業務を代わりにこなすサービスです。苦戦している業務を一部補うことで、その企業にゆとりをもたらしたり、更なる成長を促したりします。本記事では、そんな採用代行を利用するメリットとデメリット、おすすめの採用媒体を紹介します。


採用代行(RPO)について

資料を見ながら会議をする人々

採用代行、別名RPO(Recruitment Process Outsourcing)は、ある企業の採用業務を代わりに行うサービスのことです。必ずしもほとんどの採用業務を代行するわけではなく、一部を代わりに行うこともあります。この代行サービスは、採用に苦戦する企業が増えてから注目されるようになりました。

採用代行サービスの需要が増えた背景

近年、優秀な候補者は多くの企業から内定をもらう傾向にあります。そして、従来の求人手法では候補者の印象に残りづらくなり、興味を抱いてもらうための企業側の工夫が重要視されるようになりました。また、人手不足が著しい現代では優秀な人物の競争率が高いもの。そんな中で自社が希望する人材を獲得するためには、採用活動を通年化させる必要があります。

しかし、最適な採用手法を計画・実施し、長期的に活動するとなると、人事担当の負担が重くなります。そこで重宝されるようになったのが採用代行なのです。

採用代行に任せられる業務

ある分析結果を表した資料

ここでは、採用代行ができる業務について解説します。ただし、企業によっては以下とサービス内容が異なる場合があるでしょう。実際に業務を委託する場合は、依頼する業者のサービス内容を確認してくださいね。

募集・インターンシップ・説明会の計画代行

採用に関する計画業務です。その企業にふさわしい人物像や、それに合わせた募集条件・手法などを代わりに考案します。募集に関することだけでなく、インターンシップや説明会などの計画を立てることも可能です。話す内容を採用担当者とともに考えたり、場合によってはスライド、プレゼン資料を作成したりします。

採用ページの作成代行

求人媒体に投稿するページを作成するのも、採用代行ができることの一つです。企業が求める人材をターゲットに、惹きつけられる採用ページを考案・作成します。依頼次第では、媒体の選定から出稿まで、ページの管理すべてを代行することも可能です。

DM・スカウトの送信代行

採用代行は、候補者への直接的なアプローチも代行します。プロが適切なメッセージを考案し、企業が求めているであろう人材に送信するのです。より多くの候補者にアプローチできるよう、自動送信を実施している業者もあります。

候補者管理・書類選考・選考日程代行

候補者のデータ管理や書類選考、選考の日程調整・合否のメッセージを候補者に送ります。また、書類をまとめるなどの雑務を担当することも。これらの業務は比較的誰が担当しても支障が出ないため、多くの企業が依頼しています。

面接・説明会代行

計画だけでなく、面接官や説明会の進行役も担当できます。人事が不足している場合や、面接・説明会に関するノウハウを持つ人物がいない場合に依頼する企業が多いです。

採用後のフォロー代行

内定者に研修に関するお知らせを送信したり、時には研修自体を進行したりといった、フォロー業務の代行も可能です。

※代行業者に採用業務を依頼するのであれば、法律に反することはほぼないでしょう。しかしそれ以外の外部に依頼する場合、業務内容によっては厚生労働大臣、もしくは各都道府県の労働局長からの許可を取る必要があります。許可がなければ違法扱いになってしまう可能性があるので注意してください。

採用代行に業務を委託する4つのメリット

仕事仲間と話し合う光景

上手く採用代行を取り入れれば、いくつかのメリットが得られるでしょう。ここでは、特に実感できるメリットを4つ紹介します。

1.業務の質向上・課題解決につながる

プロの力を借りることで、業務の質は上がります。また、自社だけでは解決が難しい課題は、採用代行を利用することで解決がより容易になるはずです。採用に関するノウハウが溜まっていない企業でも、利用する前と比べれば早くに良い結果が得られるでしょう。

2.採用に関する工数を減らせる

人手が充足することで、人事担当の工数が減らせるのも大きなメリットです。また、協力してくれるのはプロであるため、教育するという過程も必要ありません。その分時間に余裕ができるため、人事担当は自分の業務により集中できます。

3.コスト削減につながる

採用代行を利用するには、当然依頼料が発生します。しかし、人事担当の余分な手間や時間が省けるよう取り入れることで、利用する前よりも費用が抑えられる可能性も。採用費の予算がオーバーしているようであれば、代行への依頼を視野に入れても良いかもしれません。

4.プロの仕事を学べる

採用代行の仕事を間近で見ることができるということは、プロのスキルや知識を吸収するチャンスがあるということ。見て習うだけでなく、人事担当の教育を依頼すれば、ノウハウをしっかりと獲得できるでしょう。こうして知識やスキルを身につけられれば、更なる質の向上、工数・コスト削減が期待できるはずです。

採用代行に業務を委託する3つのデメリット

困っているサラリーマン

採用代行はプロですが、利用の仕方を間違えてしまうと逆効果になることもあります。デメリットもしっかりと把握した上で、依頼を検討しましょう。

1.認識のズレから自社が希望する人材が集まらない

依頼した代行業者と自社の認識がズレてしまうと、あらゆるトラブルを起こす可能性があります。

例えば、自社が希望する人材イメージが伝わらなかった場合、代行業者は自社とミスマッチな人物ばかりを採用してしまうかもしれません。そうすれば、かえって余計な業務が発生したり、離職率が上がってしまったりすることもあるでしょう。

会社の不利益を避けるためには、認識合わせを入念に、そして慎重に行わなくてはなりません。

2.自社の採用スキルが向上しない

ただ業務を依頼しているだけでは、自社に採用のノウハウが積まれることはないでしょう。しかし、そんな状態ではいつまでも採用代行に頼らなければなりません。コストを抑えるため、そして会社を成長させるためには、人事1人1人が学ぶ姿勢を持つ必要があるのです。

3.自社と候補者・内定者がコミュニケーションを取る機会が減る

選考や説明会など、候補者とのやりとりまで採用代行に依頼してしまうと、自社と候補者・内定者がコミュニケーションを取れなくなってしまいます。

交流が不足すれば、候補者に自社の魅力が伝わりづらくなったり、入社後に不安を与えてしまったりするかもしれません。最悪の場合、そういったギャップが原因で離職してしまう場合があります。代行を利用する際は、依頼すべき業務かそうでないかを正しく判断してくださいね。

自社で運用するのなら「Wantedly」は要チェック!

Wantedlyの企業HPやストーリーの様子

出典:Wantedlyサービス概要資料

できる限り自社の力で採用活動したいのであれば、採用オウンドメディア・Wantedlyがおすすめ。最新型の採用プラットフォームとして、今注目を集めているサービスです。ここでは、そんなWantedlyについて紹介します。

新スタイルの採用プラットフォーム「Wantedly」とは

Wantedlyは、従来の求人とは異なる手法で採用活動ができるSNSです。給与などの雇用条件は記載せず、自社の理念などを武器に募集をかけます。待遇に関係なく、自社の考えに共感した候補者が集まることで、離職率ダウンが狙えるでしょう。

また、Wantedlyなら中途や新卒、業務委託、アルバイトなど、あらゆる業種で募集できます。複数の媒体に登録する必要がないため、管理しやすいのが魅力。ストーリーと呼ばれるブログ機能があるため、広報が同時にできるのも注目されている理由の一つです。

一部の業務を採用代行に依頼することも可能

株式会社リファイドは、Wantedlyで行う一部の業務代行をしています。主な業務内容は以下の6つです。

  • メインページ作成
  • 募集記事作成
  • ストーリー記事作成
  • スカウトテンプレート作成
  • 応募者への1次対応
  • 応募者管理

自社では手が回らなかったり、知識やスキルが足りなかったりする部分を担当します。気になる人は、ぜひ一度お問い合わせくださいね。

自社の採用スキルを担保しながら代行を活用しよう

握手を交わすビジネスパーソン

採用代行を利用して成功するかどうかは、取り入れ方次第と言えるでしょう。自社のスキルが下がってしまわないよう、注意しながら導入してくださいね。まずは、今回紹介したメリット・デメリットなどを参考にしながら、自社が依頼すべき業務を検討してみましょう。

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